<CÍMLAP<

<Tartalom<

<Előző<

 

 

3.13. Könyvtári munkafolyamatok a TextLib-bel

A munkafolyamatok minden, a könyvtárak által kezelt dokumentumtípusra értendők. A deziderálás során lehetővé kell tenni, hogy a "kínálati listára" a felhasználó dokumentumot vegyen fel.

A kínálatkészítés kereséssel kezdődik. A felhasználó megkísérli megtalálni azt a dokumentumot, amelynek beszerzését javasolja. Ha a keresés sikertelen, bibliográfiai adatok bevitele következik, amely egy új dokumentum létrehozását jelenti, de lehetséges, hogy mű létrehozása és/vagy módosítása is szükséges. Ha már létezik, ill. létrejön a dokumentumot leíró tétel, amire a beszerzési javaslat vonatkozik, létrejön egy beszerzési tétel, amely nem vonja automatikusan maga után az egyedi tétel létrehozását.

A beszerzéshez egy listát kell kapcsolni, amely felsorolja, hogy kinek kell véleményt nyilvánítani a beszerzési javaslattal kapcsolatban. Ezen a listán szerepelnie kell az engedélyező azonosítójának is.

Igényeket a kínálatban szereplő dokumentumra lehet bejelenteni, olyanokra, amelyekre beszerzési tétel már létrejött.

Az igénybejelentésnél ki kell tölteni azt az információt, hogy a beszerzés milyen keret terhére történik. A program figyelmeztet a kerettúllépésre. Lehetőség van a keretek állásának megtekintésére is.

Amennyiben a megrendelt rekord létrejön, ez még nem jelent megrendelést, csak a megrendelési igény bejelentését. A valóságos igény csak az endélyezés után jön létre.

Az engedélyezésre jogosult személy megvizsgálja azokat a beszerzési igénybejelentéseket, amelyeket minden arra kötelezett munkatárs már látott, megnézi az adott tételhez esetlegesen hozzáfűzött megjegyzést. Ezek után dönt a beszerzésről, megfelelően módosítja az igény által bejegyzett darabszámot.

Megrendelésnél a felhasználó kereséssel kiválasztja a megrendeléseket, amelyeket engedélyeztek és kinyomtatja a megrendelőleveleket. Meghatározza a következő reklamációs határidőt is. A lejárt határidejű megrendelések menüpont kiválasztásával leválogathatók. Többszempontú keresés is végezhető.

A kiválasztott tételekre reklamációs és lemondó leveleket lehet kinyomtatni és ki kell jelölni az új határidőt. A korábban elküldött, de még nem teljesített megrendelésekre az eredeti rendelést pontosító, módosító levél nyomtatható.

Abban az esetben, ha megérkezik a dokumentum, ki kell alakítani azokat az adatelemeket az érkeztetés során, amelyek a kölcsönzéshez, a katalógusfunkciók ellátásához fontosak. A beérkező példányok leltári számot vagy a könyvtárban szokásos egyedi azonosítót kapnak, amely választható vagy tetszőleges, még nem szereplő vagy előre meghatározott szisztematikus eljárással generált azonosító lesz. Ez bejegyzésre kerül a dokumentumhoz tartozó egyedi tételbe. A kínálati tételhez tartozó megrendelés törlődik, vagy a megfelelő bejegyzésekkel archiválódik. Az egyedi tétel a rendszer legkisebb egysége, amely mindig egy dokumentum egy konkrét példánya. Minden egyedi tétel saját egyedi azonosítót kap.

Az időszaki kiadványok kezelése néhány ponton eltér az egyéb dokumentumokétól. A könyvtárba beérkező időszaki kiadványok két csoportra oszthatók. Az első csoportba tartozókat a könyvtár nem tárolja, ezek a beérkezéskor automatikusan selejtezésre kerülnek. Nem kapnak egyedi azonosítót, de ezeket is ki kell osztani a beszerzéshez kapcsolt lista alapján. A második csoportba tartozó időszaki kiadványokat is ki kell osztani, de ezek egyedi tételt is kapnak.

A megrendelt dokumentumok elosztása egyedi dokumentumok esetén a megrendelésben szereplő igénybejelentő, az időszaki kiadványok esetén a megrendeléshez kapcsolt elosztási lista alapján történik. Ha a megrendelésnél kevesebb példány érkezik, a rendszer azt is kezeli. A kiosztási sorrendet egyedi dokumentumok esetén az egy beszerzéshez tartozó megrendelések, az időszaki kiadványok esetén a megrendeléshez kapcsolt lista sorrendje adja.

Az időszaki kiadványok esetében szükséges időközönként az egyedi tétellel rendelkező folyóiratokat egy kötetbe összekötni. Ekkor az egyedi példányok egyedi tétele csak speciális kezeléssel lesz elérhető és létrejön egy új egyedi tétel a tékázott kötetre. Ez együtt jár az egyedi folyóirat-példányok lelőhelyi hozzárendelésének megszüntetésével és a tékázott kötet számára az új lelőhely kijelölésével.

Az új dokumentumok feldolgozása az érkeztetés után bármikor elvégezhető. A dokumentumok bibliográfiai feldolgozása az adatok tartalmi feltárása útján való létrehozásával, illetve egy korábbi tartalmi feltárás eredményének felhasználásával, az új monografikus tételhez való esetleges módosított hozzárendelésével végezhető el.

Az új dokumentumok a raktározás során kapják meg a szokásos és aktuális lelőhelyüket. A szokásos lelőhely az a tárolóhely, ahol a dokumentumot akkor tárolják, amikor nem kölcsönözték ki. Az aktuális lelőhelye a kölcsönző, amely nem egyéni kölcsönzés esetén a könyvtár valamelyik egysége.

A dokumentum a lelőhely hozzárendelésével válik kölcsönözhetővé. A raktárból kikerülő dokumentum esetén az egyedi azonosítót és a lelőhely azonosítóját kell közölni (ld.: 27. sz. ábra).

A kölcsönzési folyamatok az olvasók kölcsönzési műveleteit, a helyben olvasással kapcsolatos tevékenységeit, a könyvtárközi kölcsönzést és a könyvtár részlegének a dokumentumok feldolgozásával, kezelésével kapcsolatos igényeit foglalják magukba.

A TextLib kölcsönösen támogatja a dokumentumok és az olvasók automatikus azonosítását vonalkód segítségével.

Az olvasó beiratkozása esetén meg kell győződni arról, hogy még nem szerepel a nyilvántartásban és arról, hogy nincs kizárva a kölcsönzésből. A valóban új olvasó számára új olvasó rekord készül az adatainak megadásával, sőt azonnal tartozása is képződik, amennyiben a beiratkozási díjjal adós marad. A program megkülönbözteti az eseti (napi) és az állandó kölcsönzőket. Előbbiek részére név nélküli, többször kiadható napi olvasójegyet, az utóbbiak részére állandó olvasójegyet kell adni és az utóbbi esetben ki is kell nyomtatni. Így kell eljárni abban az esetben is, ha egy korábbi olvasó hosszabb idő után újra jelentkezik olvasóként. Éppen ezért meg kell őrizni a lejárt olvasójeggyel rendelkező olvasókat is. Ilyenkor a korábbi tartozások átnézésére is lehetőség van.

A rendszer biztosítja, hogy a kölcsönző könyvtáros a lejárt határidejű kölcsönzések áttekintésével felszólító levelet nyomtasson. A rendszer ezzel egyidőben egy tartozás tételt hoz létre a postaköltségek összegével, mely bármikor módosítható.

A TextLib a könyvtári katalógus funkciókat a szöveges adatbázisokban használatos keresési tevékenységekkel valósítja meg. Felhasználható az összefoglaló, monografikus és analitikus tételekhez kapcsolódó valamennyi ún. indextábla, amely lehetővé teszi a dokumentumok sokszempontú, gyors megkeresését az előre kiválasztott mezők alapján.

A katalógus funkciók bonyolultságuk szerint osztályokba sorolhatók. Különböző stratégiát és algoritmust igényel az olvasó, a kölcsönző vagy olvasótermi könyvtáros és a tartalmi feldolgozást végző könyvtáros. A program az olvasói igények kielégítésére előre megtervezett, bizonyos mezőkre és kapcsolatokra kiterjedő keresési algoritmusokat ajánl fel. A feldolgozó könyvtáros a keresésben felhasználhatja az adatbázis nyújtotta valamennyi információt és szolgáltatást.

Helyben olvasásra való kölcsönzés során a raktárból kikért tétel az olvasóteremhez kerül. Amennyiben kölcsönzésre is sor kerül, azt a szokásos kölcsönzési folyamatokkal kell lebonyolítani.

Dokumentum kölcsönzésekor létrejön egy kölcsönzési tétel, amely összekapcsolja az olvasót az egyedi tétellel. A kölcsönzés tartalmazza a határidőt is, amelynek lejártával a könyvtáros figyelmeztetést küld. A folyamat része a raktárból való kikérés és az új aktuális lelőhely hozzárendelése is.

Az olvasó különböző okokból kötelezhető díjfizetésre, pl. beiratkozási díj, késedelmi díj, értesítés postaköltsége, egyedi kölcsönzési díj (pl. CD-ROM, video).

A tartozások külön-külön kerülnek nyilvántartásba a bizonyíthatóság miatt, de a már kifizetett díjaknak elegendő egy díjtípusonként elkülönülő, a könyvtárra összesített kimutatás a könyvtáros elszámoltatása céljából.

Amikor az olvasónak tartozása képződik, egy tartozás jön létre, amely megadja a tartozás okát, összegét és dátumát. Ha az olvasó rendezi tartozását, a tartozás tételt törölni kell és a díjtípusnak megfelelő könyvelési tétel összegét növelni kell.

A kölcsönzési idő hosszabbíthatóságának feltételeit a rendszer tárolja az egész könyvtárra nézve. Ezt felülbírálhatják az egyedi tételben leírtak és módosíthatják az adott egyedi tételre hivatkozó előjegyzések. A kölcsönzött dokumentum késedelmes visszahozása esetén késedelmi díj fizetési kötelezettség keletkezik. Ha az olvasó nem tud azonnal fizetni, tartozás tétele alakul.

Előjegyzés mindig keresés után történik. Az előjegyzést az olvasó bejelenti egy előjegyzési tételben felsorolt valamennyi bibliográfiai tétel, illetve ezek analóg dokumentumainak egy példányára. Ezek bármelyike kielégíti az olvasó előjegyzési igényét. Ha beérkezik a dokumentum a könyvtárba, értesíteni kell az olvasót, hogy a kért dokumentum a rendelkezésére áll. Az előjegyzés bejelentkezésekor díjfizetési kötelezettség is képződhet az értesítés postaköltségére vonatkozóan.

Könyvtárközi kölcsönzés esetében a dokumentum bibliográfiai adatait fel kell venni a saját rendszerbe és egy speciális egyedi tételt kell létrehozni. El kell készíteni az előjegyzés rekordot és egy megrendelés rekordot, amely tartalmazza az előrelátható beérkezési, illetve reklamálási határidőt is.

A dokumentum beérkezése után úgy járunk el, mint a saját dokumentumok kölcsönzése során. Ha az olvasó visszahozta a dokumentumot, megszüntetjük annak egyedi tételét, a bibliográfiai tétel azonban marad.

A könyvtárközi kölcsönzéssel kapcsolatos fizetési kötelezettségek az előjegyzés díjkötelezettségével hasonló. Ha idegen könyvtár kér könyvtárközi kölcsönzés útján dokumentumot, annak kezelésmódja megegyezik a saját testületi kölcsönzéssel, a különbség csupán az, hogy az olvasóknál alkalmazott fizetési kötelezettségek itt is fellépnek.

A TextLib az állományellenőrzésnek két módszerét támogatja. Az egyik az elhelyezés helye szerinti aktuális listák kinyomtatásával lehetővé teszi, hogy hagyományos módszerekkel történjék a leltározás. A másik módszer az állományellenőrzés tetszőleges sorrendben az egyes raktározási tételek egyedi azonosítójának és lelőhely kódjának megadásával történik. A leltározás végén a rendszer felhívja a figyelmet a kölcsönzés-nyilvántartás és az állományfelvétel közötti különbségekre. A hiányzó dokumentumok selejtezésére és pótlására egyszerű eljárást kínál. Pótlás esetében lehetőség van az egyedi tételek automatikus (vonalkód) azonosítására is.

A selejtezés a dokumentum elvesztését, az állag romlása vagy egyéb okok miatti selejtezést és az állományfelvétel során keletkező hiányok kezelését foglalja magába. A dokumentum elvesztése következtében kártérítés fizetési kötelezettség is felmerül, amely tartozás tétel létrehozását is okozhatja. Valamennyi esetben törölni kell a dokumentum egyedi tételét és esetleg gondoskodni kell a kínálati listára történő felvételéről. A második esetben, amikor egy meglévő dokumentum selejtezéséről van szó, hasonló az eljárás, mint a beszerzés engedélyezésekor. Felvételre kerül egy selejtezési tétel, amelyhez hozzákapcsolódik azoknak a listája, akiknek nyilatkozni kell arról, hogy hozzájárulnak-e a selejtezéshez és dönthetnek a beszerzési listára való felkerülésről is.

A TextLib támogatja a könyvtári statisztikai feladatok elvégzését is. A gyakran szükséges adatokban folyamatosan készít statisztikát. Ilyen pl. a beíratkozott olvasók száma időszakonként.

Más, egyedi igényként felmerülő statisztikákat a rendszer hajlékony output szolgáltatásaival lehet megoldani.

 

Tovább