<VISSZA<

 

 

Textlibes kölcsönzés a gyakorlatban

1999. március 16-án a Deák Ferenc Megyei Könyvtárban áttértünk a Textlib integrált könyvtári rendszer kölcsönzési moduljának használatára. Az áttérést komoly felkészülés előzte meg, meg kellett teremteni a technikai feltételeket és fel kellett készíteni a dolgozókat az új rendszerrel való munkára.

A katalógus modult már évek óta használjuk az olvasószolgálatban - párhuzamosan a cédulakatalógusokkal. Az olvasói cédulakatalógusokat az 1996-os megjelenési évvel lezártuk, az újabb kiadású könyvek csak a számítógépes katalógusból kereshetők vissza. 1992 óta minden beszerzett dokumentum adata gépre került, a régebbi anyag honosítása azonban folyamatosan történik, így a pontos tájékoztatáshoz még jelenleg is mindkét forrást használnunk kell. Az adatrögzítők gyors munkájának köszönhetően a hátralevő mennyiség napról napra csökken, sajnos azonban nagyon fontos és gyakran használt szakok (irodalomtudomány, nyelvészet, történelem, földrajz) korábbi anyaga, valamint egyes állományrészek (pl. olvasóterem, belső raktár, megyetörténet) régebbi anyaga még rögzítetlen. A számítógépes katalógusnak rengeteg előnye van a cédulakatalógushoz képest, sokkal több szempont szerint tudunk benne visszakeresni, és összetett keresőkérdések is megoldhatók segítségével, munkánk így gyorsabb, hatékonyabb. Az eltelt idő azokat a munkatársainkat is meggyőzte erről, akik kezdetben idegenkedtek a Textlib használatától.

Az olvasószolgálati modult 1997-ben kezdtük el használni, amikor a nyár folyamán rögzítettük a beiratkozott olvasók adatait. Az olvasónyilvántartást folyamatosan karbantartottuk, így az áttérés idején ezzel már nem kellett foglalkoznunk.

Kezdetben egy-két gépet tudtunk csak keresésre használni, ezért szükség volt a terminálok számának növelésére, valamint az olvasói igényekre gondolva számukra is gépeket kellett beállítani. Jelenleg 3 gép áll az olvasók rendelkezésére, amely egyelőre elegendőnek mutatkozik, de gondolnunk kell a későbbiekben bővítésre. Néhány éven belül a cédulakatalógus teljesen kikerül az olvasói térből, a helyén katalógusgépek lesznek. Fontos feladatunk az olvasók felkészítése a gépi katalógus használatára, ezért a kölcsönzésre való áttérést megelőzően készítettem egy 6 oldalas olvasói segédanyagot is, amely minden gépnél megtalálható és amelyből a Textlibes keresés alapelemei könnyen elsajátíthatók.

1998 nyarán került sor az áttérést megelőző legfontosabb feladat elvégzésére, a számítógépes hálózat teljes átépítésére. A régi hálózat lassú volt, és az utóbbi időkben nagyon gyakoriak voltak a hálózati hibák, a gépek soros összekapcsolása miatt bármely elem kiesése az egész ház munkáját akadályozta meg. A nyár folyamán az egész épületet újra kábelezték és korszerű csillagpontos hálózatot építettek ki. A hálózat átviteli sebessége másodpercenként 100 megabitre nőtt. Átépítették a gépeinket is, alaplapokat, processzorokat, hálózati kártyákat cseréltek, kibővítették a memóriát, hogy alkalmasak legyenek az új hálózat használatára. Az átépítés különböző technikai és anyagi problémák miatt hosszadalmas volt, ezért csak 1999. januárjában állhattunk át biztonságosan az új hálózat használatára.

Betegség miatt az adatrögzítők munkája sem haladt az eredeti tervek szerint, ezért bármennyire szerettük volna, nem tudtunk az év elején az új rendszerrel indítani.

A könyvtáron belüli Textlib munkacsoport több ízben összeült, hogy rögzítse a legfontosabb alapelveket, kölcsönzési szabályokat, határidőket, késedelmi díjakat, és még számos fontos kérdést, amelyek ismeretében a rendszert elő lehetett készíteni a tényleges kölcsönzésre. Módszeresen átgondoltuk a teljes munkafolyamatot, megtettük a szükséges változtatásokat. Hosszas viták előzték meg a határidők, felszólítások mikéntjének eldöntését. Célunk ezzel az volt, hogy alaposan felkészüljünk, ne kényszerüljünk akkor változtani a szabályokon, amikor a kölcsönzés már élesben folyik.

Januártól szabadon kölcsönözhetővé tettük a videofilmeket, a Textlibes kölcsönzéssel egyidejűleg pedig a CD lemezeket is bevontuk a kölcsönözhető dokumentumok körébe. Elkezdtük az olvasószolgálatban, majd a többi csoportban is a kölcsönzési rendszerrel való ismerkedést is, hétfő délelőttönként szervezett formában foglalkoztunk a kölcsönzés során felmerülő feladatok megoldásával, pl. hosszabbítás, előjegyzés, annak visszakeresése, hogy egy adott példány melyik olvasónál van, stb. A könyvtárosok saját kölcsönzéseiket már a Textliben bonyolították. Szoknunk kellett az új képernyőket, a funkcióbillentyűk jelentését és azt, hogy melyik ablakban mit találunk. Az olvasószolgálat tagjainak lényegesen jártasabbnak kellett lennie, mint a többi dolgozónak, mert a szombati ügyeletek során nekik kell a többieket segíteni, ha valamilyen problémánál elakadnak.

Komoly akadályokkal kellett megküzdenünk, ennek egy része technikai jellegű volt: gyakorlásunkat például hetekig gátolta egy hiba, amely rendszeresen a kölcsönzések során merült fel, és a további munkát lehetetlenné tette. Munkatársaink részéről is volt némi ellenkezés, túlságosan ragaszkodtak a régihez, féltek a váltástól, a bizonytalanabb újtól. Tény, hogy a Textlib első látásra nem olyan áttekinthető, mint a régi gépi kölcsönzési rendszerünk: a lejárati határidőket például nem látjuk együtt a kölcsönzött példányok adataival, és az előjegyzés is elég körülményes, de sok érv szól mellette is, mögötte van az egész adatbázis, nem semmitmondó leltári számokkal dolgozunk, hanem a rögzített példányoknál azok címe is látható, így pontosabb felvilágosítást tudunk adni az olvasónak a nála levő könyvekről, sőt arról is, hogy korábban mit kölcsönzött. Sokan nehezen váltottak az új rendszerre, a régi beidegződésektől nehéz volt elszakadni, pedig sok részlet csak csak megállapodás kérdése volt eddig is, nem indokolta azt komoly érv. Ilyen volt a lejárati határidő is. Korábban egész héten egy adott napra kölcsönöztünk, most minden nap más az aktuális határidő. Ha valaki a hét több napján is kölcsönöz, minden nap más határidőt kap a kölcsönzéseire. Korábban is lehetett egy olvasónak több különböző lejárata, ha egymás után több héten is kölcsönözött, tehát ez nem volt újdonság, mégis komoly aggályokat keltett sokakban. A megszokás komoly erő, pedig rugalmasságra, újító szándékokra minden munkában szükség van. Tény, hogy nagyobb odafigyelést igényel a kezdeti időszakban, nem lehet rutinból megoldani egyes feladatokat, de fel is pezsdítheti aktivitásunkat.

1999. március 16-ára minden korlát elhárult, sikerült megoldani azt a problémát, ami eddig gátolta a munkát, és néhány hibamentes nap után elkezdtük a Textlibes kölcsönzést. Több munkatársunk is részt vett 10 évvel ezelőtt a tasakosról a gépi kölcsönzésre való áttérésben, ezért élénken éltek bennük az akkori élmények. Figyelmeztettek minket arra, hogy milyen hibákat próbáljunk kikerülni. Tudtuk, hogy hónapokon keresztül - amíg a régi kölcsönzésből kifutnak az ottani dokumentumok - párhuzamosan kell használnunk a két rendszert, és ez rengeteg hibalehetőséghez vezet. Úgy döntöttünk, hogy egy olvasónak csak az egyik rendszeren szerepeljenek a kölcsönzései, ezért a nálunk megjelenő olvasók régebbi kölcsönzéseit is átvittük a Textlibre úgy, hogy az otthon maradt könyveinek adatait kinyomtattuk, a régi rendszerről levettük, majd kézzel beütöttük a Textlibre. Ezzel megnyújtottuk a kölcsönzési határidejét, de saját magunkat további keveredésektől mentettük meg. Egy idő után ugyanis mindkét rendszerben kölcsönzött könyveket hoznak vissza, így esetleg az olvasó nevén maradhat néhány könyv, ami valójában már visszajött, és erre már semmi nem figyelmeztet. Ezzel a módszerrel meggyorsítottuk a régi rendszer kiürülését is. Egy hónap elteltével a régi adatbázis töredékére apadt le, folyamatos használatára ma már nincs szükség.

A jó előkészítésnek köszönhetőn az átállás meglepően jól sikerült, nagyobb zökkenők nélkül megúsztuk az első hónapot. Technikai probléma nem volt, az eltelt idő alatt mindenki kellő jártasságot szerzett a kölcsönzésben és a hozzá kapcsolódó műveletek elvégzésében. A szombat délelőtti ügyeletek a korábbinál jobban igénybe veszik a türelmünket, mert pár óra leforgása alatt többszáz olvasó kölcsönzéseit kell kezelnünk, míg hétköznapokon a forgalom jobban eloszlik. Nyitott kérdések még ma is vannak, például a felszólítások gyakorlati megoldása még várat magára, a Textlib által kínált lehetőség ugyanis sok szempontból számunkra nem praktikus, de a problémák zömét úgy gondolom megoldottuk. A bevezetést megelőző években elvégzett teljes körű állományellenőrzésnek köszönhetően a kölcsönzésben felbukkanó hibásan rögzített, esetleg valaha az állományból törölt vagy más ok miatt problémás könyvek száma elenyésző. Összességében mindenki nagyon jól fogadta az új rendszer használatával együtt járó kihívásokat, a rendszer és annak aktív használói, a könyvtárosok jól vizsgáztak.

Szili Erika

 

Forrás: Zalai Könyvtári Levelező, 1999.01.