A programmal történt rövid ismerkedés után elhatároztuk, hogy elkezdjük vele a munkát. Mivel a visszamenőleges feldolgozáshoz elengedhetetlen volt a helyi hálózat kiépítése, úgy döntöttünk, hogy elsőként az új könyvbeszerzések számítógépes feldolgozását kezdjük el, a hagyományos cédulakatalógusok további építése mellett. Kezdetben egy gépen, majd - még 1995-ben - három számítógépet összekapcsolva, hálózatban dolgoztunk. Az adatbevitel az Új Könyvek alapján rendelt katalóguscédulák, vagy - a házi feldolgozású könyvek esetében - a helyben előállított katalóguscédulák, mégpedig a raktári katalóguscédulák alapján történt, s mivel kb. egy évig még nem vonalkódoztunk, a példány rekord azonosító mezőjébe a könyv leltári számát írtuk be. 1996-tól az új beszerzéseket már vonalkóddal is ellátjuk. A vonalkódokat magunk állítjuk elő egy hordozható vonalkódkészítővel. A vonalkód nem "beszélő", tehát sem leltári számot, sem raktári jelzetet stb. nem tartalmaz.
Kezdetben elég sok problémánk adódott abból, hogy nem volt rögzítési útmutató, nem mindig voltunk biztosak benne, hogy minden adatot a megfelelő helyre és módon írunk be. Az Új Könyvek adatbázisban sem volt mindig egységes a rögzítés, így maradt az a lehetőség, hogy megnéztük a szabványos megjelenítő formátumban: ha egyezik a cédula leírásával, talán jól csináltuk, ha nem, akkor valószínűleg nem.
1996 nyarán készült el az intézményi számítógépes hálózat, teljes egészében saját forrásból. A hálózat csillagpontos, UTP kábelezéssel. A könyvtár építészeti adottságai miatt (két épület) épületenként 1-1 elosztó központot alakítottunk ki, amelyek egymással optikai kábellel vannak összekötve. Összesen 48 számítógépes végpont került kialakításra. A fejlesztés költsége meghaladta a másfél millió forintot. 1996 végén fenntartói támogatásból egy nagy teljesítményű server számítógépet és öt munkaállomást vásároltunk (ma összesen húsz gépünk van, amelyekből tízet használunk a TextLib-hálózatban), ezzel lehetővé vált a retrospektív katalóguskonverzió előkészítése, ill. megkezdése.
Először abban kellett döntenünk, hogy a számítógépes kölcsönzést akarjuk mihamarabb bevezetni, vagy előbb az állomány számítógépes feldolgozását végezzük el. A számítógépes kölcsönzésre való áttéréshez elegendő lett volna, ha bevonalkódozzuk az állományt (kb. 250 ezer kötet könyv, 23 ezer hangfelvétel, videokazetta stb.) s az adatbázisban csak a példány-adatokat (azonosító - azaz a vonalkód -, leltári szám, részleg) rögzítjük, a dokumentumok bibliográfiai adatit nem, vagy esetleg csak az azonosításhoz szükséges legfontosabbakat (pl. szerző/k/ főcím, kiadási év, ISBN). Utóbbi esetben azonban egyszer minden rekordot újra "elő kellett volna szedni", s azokat a hiányzó bibliográfiai adatokkal és az ETO-jelzetekkel ki kellett volna egészíteni. Ez még az Új Könyvek adatbázis rekordjaira is igaz lehet annyiban, hogy azok esetében is szükség lehet az adatok javítására. A vonalkódozást és a példány-adatok rögzítését viszonylag rövid idő, kb. egy év alatt el lehetett volna végezni, s megkezdhettük volna a számítógépes kölcsönzést, számítógépes katalógus nélkül. (Tudomásom szerint a megyei könyvtárakban használt kölcsönzési programok is így működnek, tehát nincs mögöttük számítógépes katalógus.) Mi a nehezebb és hosszabb utat választottuk, s úgy gondoltuk, hogy előbb a katalógust gépesítjük.
Még 1996-ban a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár felajánlotta a TextLibet használó könyvtáraknak a közművelődési könyvtárak gyűjtőkörébe tartozó, 1992-1996 között megjelent könyvek rekordjait. Miután azonban megtudtuk, hogy a rekordok betöltése mekkora utólagos kézi javítással jár, nem is beszélve arról, hogy az 1995-től általunk már rögzített új beszerzések esetében milyen problémákat okozhat, úgy döntöttünk, hogy nem vásároljuk meg.
1996 decemberében készítettünk egy tervezetet a munkatársak betanítására (korábban csak ketten foglalkoztak az adatbevitellel), az egyes részlegek állományának számítógépes feldolgozására. A tervezet szerint a teljes könyvállomány számítógépes feldolgozása 1999-ig elvégezhető lett volna, amennyiben sikerül plusz pénzhez jutni, hogy a munka túlmunkában is végezhető legyen. A kölcsönözhető könyvek adatainak gépre vitelét és a számítógépes kölcsönzés bevezetését ekkor 1998. szeptember 1-től terveztük.
1997 januárjában háromszor egyhetes tanfolyamon 20 kolléga ismerkedett meg a program katalogizáló részének használatával. Kezdettől arra gondoltunk, hogy a vonalkódozást az olvasószolgálati könyvtártechnikusok, adminisztrátorok, a katalogizálást pedig elsősorban a feldolgozó könyvtárosok végzik majd. A tanfolyam egyik fontos tapasztalata az volt, hogy ugyan nem hátrány a számítógép-kezelői, elsősorban szövegszerkesztői jártasság, de ennél talán fontosabbak a könyvtárosi, főleg feldolgozó könyvtárosi ismeretek. Ezért azt a korábbi elképzelést, hogy az adatbeviteli munkára könyvtárosi ismeretekkel nem rendelkező külsősöket is foglalkoztassunk, elvetettük. Talán elegendő, ha csak arra utalok, hogy a raktári katalógus - a számítógépes feldolgozás alapja - leírásainak egy jó része még a régi bibliográfiai leírási szabvány alapján készült, az adatrögzítőnek mindkét leírást ismernie kell ahhoz, hogy minden adatot a megfelelő mezőbe és a megfelelő módon tudjon rögzíteni.
A tanfolyamok után 1997. március 4-én kezdődött meg a retrospektív feldolgozás, a felnőtt részleg kölcsönözhető szakirodalmi állományával (kb. 85 ezer kötet).
A naponta bevonalkódozott kötetek példány-adatai (vonalkód, leltári szám, részleg) alapján az adatbázisban példány-rekordok jönnek létre. A következő lépés a vonalkóddal ellátott kötetek könyv-rekordjainak létrehozása, vagy a példány-rekordok hozzákapcsolása az Új Könyvek adatbázis rekordjaihoz. Ez a munka a Feldolgozó osztályon, a raktári katalógus alapján történik. A könyvtáros a - már bevonalkódozott állományrész - raktári katalóguscéduláin szereplő leltári számra az adatbázisban példány-keresést végez, majd a cím alapján megnézi, hogy a könyv szerepel-e már az adatbázisban. Ha igen, a raktári katalóguscédulán levő bibliográfiai leírás alapján ellenőrzi, hogy valóban ugyanazt a könyvet találta-e meg az adatbázisban (egyezik-e a kiadási év, raktári jelzet, ISBN-szám - ha van). Ha minden egyezik, a könyv-rekordot összekapcsolja a példány-rekorddal. Ha eltérés van az adatokban, a raktári katalóguscédula adatinak megfelelően javít, s ezt követően kapcsolja össze a példányt és a könyvet. Amennyiben a raktári katalóguscédula alapján az adatbázisban a könyvre végzett keresés eredménytelen, a könyv-rekordot létre kell hozni, s ezt követően összekapcsolni a példány-rekorddal. A könyvtárban tárgyszókatalógus a könyvekről nincs, az általános magyar tárgyszójegyzék pedig sajnos még nem készült el, ezért tartalmi visszakeresésre a számítógépes adatbázisban is az ETO-jelzeteket használjuk.
A könyvek bibliográfiai adatinak és azok példánya-adatainak számítógépes feldolgozása ezzel a módszerrel egymástól teljesen különválik, amelynek természetesen lehetnek hátrányai. Pl. előfordulhat, hogy a példány-adatokat rögzítő elírja a leltári számot, ami azzal jár, hogy az a könyvtáros, aki a raktári katalóguscéduláról a leltári számra keres, nem találja meg, vagy nem azt találja meg, amely valóban ahhoz a könyvhöz tartozik. Mivel a program egyelőre lehetőséget ad arra, hogy egy már a könyvhöz kapcsolt példányt át lehet emelni egy másik könyvhöz ("el lehet rabolni"), az is megtörténhet, hogy a feldolgozó könyvtáros írja be tévesen a leltári számot, s nem a megfelelő példányt kapcsolja össze a könyvvel. Az utóbbi tévedés kiküszöbölésére hasznos lenne, ha a program ilyenkor figyelmeztetne rá: ez a példány már egy másik könyvhöz tartozik.
1997. november 20-ig az összes vonalkódozott kötetetek száma 62 ezer, ebből összekapcsolva a könyv rekorddal 46.510 kötet (közel 27.500 mű). Az új feldolgozás (1995-től) 9737 kötet (közel 6.000 mű). A visszamenőleges feldolgozás során tehát a nyolc és fél hónap alatt 36.773 kötet került be az adatbázisba a felnőtt részleg kölcsönözhető szakirodalmi állományából. A visszamenőleges feldolgozásra a Feldolgozó Osztály 5 szakképzett könyvtárosa naponta egyenként három órát fordít munkaidejéből, egy fő foglalkozik az új beszerzések gépbe vitelével, illetve azokkal a naponta az olvasók által visszahozott a kötetekkel, amelyek a már bevonalkódozott állományrészbe tartoznak. A nyár folyamán két hónapig (amíg el nem fogyott a pénz) túlmunkára is lehetőség volt. A Feldolgozó Osztály könyvtárosai munkaidőn kívül ebben az időszakban 8.080 kötet aktualizálását végezték el. Az új beszerzések esetében 1997-től használjuk az MNB könyvek bibliográfiája floppy-változatát is: a floppyk anyagát betöltjük egy demo adatbázisba, s onnan válogatjuk ki - ugyancsak a raktári katalógus cédulái alapján - azokat, amelyeket áttöltünk a server gépen lévő éles adatbázisba.
Ugyancsak 1998-tól szeretnénk az adatbázist az Interneten is elérhetővé tenni. Tervezzük, hogy megvásároljuk az INFOKER által a www-elérésre készített programot.