| Mottó: „Táncolni kell Uram! a zene majd csak megjön valahonnan...” Kazantzakisz: Zorbász a görög)
|
Sok könyvtár úgy fogott ebbe a feladatba, hogy nem lehetett látni a folyamatok kapcsolatrendszereit és a következményeket sem.
Korunk nagy feladata elől viszont nem lehet kitérni, ez hatalmas kihívás a könyvtáraknak és könyvtárosoknak egyaránt. Komoly erőfeszítésekre van szükség, szervezeti módosításokra, de elsősorban gondolkodásbeli változtatásra.
Egyetlen könyvtári rendszer sem rugalmas annyira, hogy egy jelenleg működő könyvtárban minden változtatás nélkül bevezethető lenne.
A számítógépes adatbázis-építés bevezetésekor figyelembe kell venni azokat a gazdasági szempontokat, melyek megnövelik a tárolás költségeit. Nem szabad feldolgozni azokat a dokumentumokat, amelyek nem tartós, nem hosszútávú megőrzésre szánunk. A vonalkód, a rögzítés, a tárolás, az adatok karbantartása mind-mind sokba kerülnek, de szakmailag sem indokolt az állomány mértéktelen duzzasztása.
Orosházán ez annál is inkább indokolt volt, mivel a rendszerváltozásnak köszönhetően, állományunkba olvasztottuk az SZMT könyvtár és az Üveggyári könyvtár átadott könyveit. Tehát mindenképpen szükséges és elkerülhetetlen volt az állomány felülvizsgálata.
Ezt követően sor került egy teljes körű fordulónapos állományellenőrzésre. Mind az állomány, mind a raktári katalógus biztos alapja lett a további munkáknak.
Ekkor még voltak viták arról, hogy egyáltalán szükséges-e raktári katalógust építeni? Igen szükséges! Ma már tudjuk, hogy a digitalizált információ mennyire sérülékeny, a könyvtári állományról pedig elengedhetetlenül szükséges egy biztonságos nyilvántartás, amely tartalmazza a formai és tartalmi feltárás minden szükséges adatát.
Mivel részt vettünk a tesztelésben is, már korábban megismerkedtünk a TextLib-bel. A teszt adatbázisban volt módunk kipróbálni az addig elkészült modulokat. A programhasználatot is ekkor tanultuk meg, s ekkor döntöttük el, hogy a honosítás és az adatbevitel milyen módszerekkel történik.
Mi elkövettük azt a hibát, hogy vonalkód nélkül kezdtük meg a bevitelt. Természetesen így is lehet, de nem éri meg, mert nem kis munkával pótoltuk a hiányzó vonalkódokat.
A teljes adatfelvitelnél igyekeztünk követni az adatbázisban már meglévő művek leírásainak szabályait. Korábban mi is az Új könyvek bibliográfiai adatait használtuk. Az addigi gyakorlat viszont sok helyen változott, igazodni kellett a TextLib adta feltételekhez. Változtatni kellett a korábbi katalogizálási gyakorlatunkon. A formai feltárás nem jelent különösebb problémát, hiszen a szabványnak megfelelő, azokat a kifejezéseket használva minden gond nélkül kitölthető a dokumentum űrlapja. Könyvek esetében segítséget nyújt a TextLib adatbázisa.
Erre a saját adatbázisra épül az összes többi munkafolyamat, ebbe kerülnek be az időszaki kiadványok, az audiovizuális részegységek, a térképek és minden olyan információhordozó ami a könyvtárban előfordul. Mivel a program lehetőséget ad a különféle információhordozók sajátos feldolgozására, ezeket megpróbáljuk ott feldolgozni, ahová tartoznak.
Honosításkor elfogadjuk azt a kötet leírást, amit az adatbázisban találunk. Úgy döntöttünk, hogy nem javítjuk, nem egészítjük ki, mert ez borzasztóan lelassítja a munkát. Feltétlenül meg kell említeni, hogy volna mit javítani, hiányosak a leírások, sok helyen hiányzik az ETO jelzet, a raktári jelzet, de ettől még visszakereshető és beazonosítható a dokumentum.
Az adatbázist viszonylag rövid időn belül fel kell tölteni a saját adatokkal, csak ezután indulhat meg a kölcsönzés. Bár e nélkül is lehet kölcsönözni, de a világon semmit sem tudunk meg arról, hogy az olvasó mit vitt el.
Az audiovizuális hordozón megjelent dokumentumokat viszont egyértelműbb bevinni. Ennél az állományegységnél úgy döntöttünk, hogy mivel a formai és tartalmi feltárása részletes és teljeskörű volt a hagyományos cédulakatalógusban is, nem fogjuk számítógépre vinni a már meglévő állományt. Szerencsére a bakelit lemez és a CD lemez épp ebben az időben alakult át, tehát nem csak egy dátumhoz, hanem egy ilyen jelentős átalakuláshoz is igazodunk. 1995. január 1-jével lezártuk a katalógusokat, és a TextLib-be csak az azóta érkező CD lemezeket és hangkazettákat építjük be. A hangzó anyag teljes adatbevitelét nagy mértékben támogatja az analitikus leírás, ez szinte nélkülözhetetlen a hangzó dokumentumok esetében. 1992. óta folyamatosan vásárolunk videodokumentumokat s ezek is számítógépen kerülnek nyilvántartásra. Az olvasó a keresés folyamán megtalálhat minden hordozót, komplexebb az állomány feltártsága.
A kölcsönzés fordulónappal történt, először természetesen csak kiadtuk a könyveket. Mivel nálunk egy hónap a kölcsönzési határidő, ennyi időre volt szükség, hogy megforduljon a kölcsönzött állomány egy része. Problémát azok az olvasók jelentenek, akik hosszú ideje tartoznak, de ezek egyébként is gondot jelentenek. Tisztázni kell a felszólítások során ezeket az eseteket.
A TextLib-bel történő kölcsönzés, abban az esetben, ha már a saját adatbázisunk a háttérben működik, sokszempontú nyilvántartást tesz lehetővé. Amíg a tasakos-színcsíkos módszerrel csak azt tudtuk meg, hogy az olvasónál milyen művek vannak, - és csak azokat az információkat, amelyeket a kölcsönzőlapra rávezettünk - a számítógépes kölcsönzés esetén azt is tudjuk, hogy egy bizonyos példány kinél van, mikor vitte ki, mikor jár le a határidő, s ebben a keresési tranzakcióban már egy másik olvasónak elő is jegyezhető, s ezzel már letiltódik a további kölcsönzése; visszavételkor figyelmeztet, hogy kinek van félretéve a könyv. Ugyanebben a folyamatban viszont azt is meg tudom keresni, hogy a kért dokumentumnak vannak-e még példányai.
A különböző határidők, hosszabbítási lehetőségek a könyvtár saját szokásainak és döntésének megfelelően állíthatók be. Minden munkafolyamatra jellemző, hogy a könyvtáros saját jogainak megfelelően bizonyos előírásokat felülbírálhat és engedélyezhet, ezek viszont nem automatikusan végrehajtható folyamatok. Olyan olvasónak aki rendszeres látogatónk és tudjuk, hogy mindig sok könyvet visz el, a megengedhető kötet számon túl is engedélyezheti a kölcsönzést, de ez a könyvtáros döntésétől függ. Nem csak az olvasók kölcsönzéseit rögzíti, hanem a dokumentumok esetén is megmaradnak az utolsó kölcsönzés adatai.
Ebben a munkafolyamatban is azok a tevékenységek egyszerűsödnek, melyek mechanikusak és adminisztatívak. A vonalkód használata hihetetlenül pontossá és gyorssá teszi a kölcsönzést. Sajnos nálunk az olvasók még nem rendelkeznek vonalkódos olvasójeggyel, de még így is pillanatok alatt visszavesszük a könyveket, s ebből az olvasói adatlapból szinte minden kölcsönzéssel kapcsolatos tevékenység elérhető. Rögtön látható az olvasói állapot, a tartozás, előjegyzés s csak egy kattintás már ki is adható a választott mű. Természetesen a vonalkódok alkalmazása nem egyszerű dolog, gondolni kell arra is, hogy elvesztésük esetén mi történik, hogyan fogjuk pótolni. Amennyiben megváltoztatjuk és újat adunk az elveszett helyett, akár könyvről, akár olvasóról van szó, a statisztikák kigyűjtése nem lesz következetes.
Sajnos a statisztikák a TextLib-ben teljesen hiányoznak, ezért elképzelhetetlen, hogy a párhuzamos kölcsönzést megszüntessük. Lehet, hogy sok könyvtárat ez tart vissza attól, hogy alkalmazza ezt az integrált rendszert. Nem könnyű döntés! Mi már igen sokmindent megéltünk Orosházán, amióta használjuk a TextLib-et, de kollégáim nevében is állíthatom, hogy nem bántuk meg, azt amikor 1995-ben belekezdtünk. Ma elképzelhetetlennek tartjuk, hogy számítógép nélkül hogyan lehet dolgozni, akkor azt nem tudtuk elképzelni, hogy ez egyszer ilyen természetes lesz. Tartottunk attól, hogy gépiessé és személytelenné válunk. Erről szó sincs, sokkal több időnk marad, hogy az emberekkel foglalkozzunk. Azóta már tudjuk, hogy a program használatához szükség van a mi szakmai tudásunkra, tapasztalatunkra, viszont sok időigényes feladatot elvégez helyettünk, és nem utolsó szempont, hogy a számítógép billentyűit mi magunk mozgatjuk.