Az 1980-as évek végétől ugrásszerűen megnövekedett a könyvtári számítógépes programok száma. Mindegyikre jellemző, hogy a könyvtári munkafolyamatokra vonatkoznak. Azt a célt is szolgálják, hogy hatalmas adat-, illetve információmennyiséget képesek előre meghatározott rendszerben, adatbázisokban tárolni. A programkészítők a könyvtárosok és a felhasználók igényeit igyekeznek kielégíteni az általuk készített programokkal.
Ennek következtében változott meg szemléletünk és hozzáállásunk. Függetlenül attól, hogy milyen könyvtári programról van szó, legyen az TextLib, Tinlib, Oracle vagy Szirén és még sorolhatnám, fel kell használnunk a programok által nyújtott lehetőségeket, élni kell velük és maximálisan kiaknázni a bennük rejlő értékeket. Az értéket az adatok rendszerezettsége határozza meg.
A másik tényező: a könyvtárhasználók számára az információszerzés az egyik olyan cél, amiért a könyvtárba jönnek. Ez az információszerzési folyamat felgyorsult, tehát, rövid idő alatt sok információt kívánnak, ezért csak az adatbázis igénybevételével, használatával képes a könyvtáros rövid idő alatt pontosan eleget tenni az igény kielégítésének.
1994. január 1-től a vásárolt, új könyvek adatbázisának építését is elkezdtük, szintén Textarban. Mindkét esetben üres adatbázis szerkezetet kellett adatokkal feltöltenünk.
Ráadásul, a Textar hálózatban nem működött, bár ekkor még nem is volt kész a hálózatunk, ezért bizonyos időközönként, általában kéthetenként az újabb bevitelekről cserefájlokat készítettünk, és ezeket a szolgáltató részlegekben levő gépekbe betöltöttük. A mentést naponta kellett végeznünk lemezre.
Ha összevetjük a Textaros kezdeteket a két évvel későbbi TextLib-ével megállapíthatjuk, hogy alaposan megdolgoztatott bennünket a Textar, mivel minden adatot nekünk kellett bevinni.
A TextLib esetében rengeteg adatot (én még nem számoltam meg az UK-ban megjelent könyvek címeit) "készen" kaptunk. Ez egy olyan TextLib által biztosított lehetőség, amit ki kellett használni. Javára az írható a Textar használatának, hogy alaposan elsajátítottuk a számítógépes ismereteket, bizonyos adatrögzítési szabályokat, melyek segítséget jelentettek a TextLibre való átállásban. Pl. a kötetadatok hogyan kapcsolódnak a közös adatokhoz. Mindkét programban sajátos megnevezések vannak, ezek elsajátítása nem okozott különösebb nehézséget.
A Textar adatbázisunkat két éven keresztül építettük, 12.407 címet 26.488 példányban rögzítettünk, mellette párhuzamosan végeztük a cédulakatalógus építését is.
1995. december 31-ével lezártuk a cédulakatalógust, az azóta állományunkba bekerült könyvek adatai már csak számítógépen találhatók.
Fél év állt rendelkezésünkre ahhoz, hogy "megismerkedjünk" a TextLibbel. Ez 1995 nyarától kezdődő időszak volt. Próbálkoztunk visszakereséssel, módosítással, bevitellel, egyszóval a program sajátosságaival.
Ekkor történt a bevezetőben már említett szemléletváltás, mely szerint egy kész program által nyújtott lehetőségek mellett nem lehet, és nem szabad "csak úgy" elmennünk, hogy ezeket ne vegyük figyelembe.
A program tanulmányozása során rájöttünk, vannak olyan sajátosságok, amelyekről döntenünk kell, ha a TextLibbel fogunk dolgozni. Néhány fontosabbat emelek ki, s hogyan döntöttünk e kérdéseket illetően:
Az állományegységeket meg kellett határoznunk, melyek a TextLiben raktár és állomány megnevezésűek. Ezt részletesen kidolgoztuk. Így pl. az ifjúsági könyvtár mint állományegység a raktár megnevezésben Ifj, ezen belül elkülönítjük, hogy kölcsönzési példányokról, kézi- vagy segédkönyvekről van szó. Tökéletesen lehet tükrözni egy állományegységen belül az állományrészeket, melyeket mi határozunk meg.
A brosúrákat nem dolgoztuk fel eddig, igaz most sem dolgozzuk fel, de a TextLiben az egyszerűsített leírás szerinti adatokat rögzítjük. Ez a Textarban nem történt meg. Erre az azonosítószám, illetve a vonalkód használata miatt van szükség, egyszerűen nem lehet kihagyni, másrészt nem is baj, mivel időnként keresik.
Az azonosító kérdése. A kölcsönzési állományaink (a felnőtt és gyermekrészleg) már vonalkódokkal ellátottak, ezek alapján történik még jelenleg is a kölcsönzés. Ez a Szalai-féle kölcsönzőprogram, mely a következő adatokból épül fel.
Dokumentumtípus, lelőhely, kötetjelzés (mely korlátozott!), raktári csoportszám, leltári szám, ellenőrző szám. Amikor a TextLiben megvizsgáltuk a példányadatokat, láthattuk, hogy a már alkalmazott vonalkódozásunk elveszíti eddigi jelentőségét, ugyanis a TextLiben sokkal több információ áll rendelkezésre a kölcsönzés során, mivel mutatja az azonosítót, a leltári számot, a szerzőt, címet, a megjelenés évét, ha kötetes könyvről van szó, a kötetjelzést, amely akár 15 is lehet, a raktár és állományegység nevét, a raktári jelzetet, stb. Feleslegesnek tartottuk az adatok mintegy "ismétlését", tehát bebizonyosodott, hogy nem ekkor van jelentősége. Az azonosító lényege, hogy a dokumentum mint fizikai egység egyedi azonosítószámot kapjon. Alkalmaztuk az előzetesen felkínált, előre meghatározott számsor intervallumot. Akkor mégis, mire lehet alkalmazni az azonosítót? A mi könyvtárunkban a mindennapi gyakorlat határozta meg. Elkezdtük ugyanis a számsort, mely megkülönbözteti a vásárolt, új könyveket a 15100-al kezdődő számsorral. Ezután döntöttünk úgy, hogy az azonosító alkalmazásával különböztetjük meg a Vállalkozói könyvtárban (15101-el ) található könyveket, a Helyismereti Gyűjtemény (15102-vel kezdődő) könyveit, stb. A Békés Megyei Könyvtár a 15100-15199-ig használhatja ezeket a számsorokat megkülönböztetésre. A megkülönböztetett számsor mechanikus. Jó egy év elteltével jöttünk rá, hogy az azonosítónál elkövetettt (elírt) hibák kiküszöbölhetőek azáltal, ha előre a példány adatoknál betöltjük szkennerrel. Rugalmasan kezelhető a TextLib, előre is lehet bizonyos adatokat rögzíteni.
A tartalmi feltárás bővítését is el kellett döntenünk, ugyanis a TextLiben az ETO jelzetek szövegesen is megfogalmazhatóak, és választhatjuk a tárgyszavazást is. A tárgyszavazással történő tartalmi feltárás újdonságot jelentett számunkra, ugyanakkor bebizonyosodott, hogy használhatóbbá, információgazdagabbá teszi az adatbázist. A kérdés eldöntésében szerepet játszott egyrészt a földrajzi nevek sokasága, másrészt a sok új fogalom bekerülése a köztudatba, ennek használata. A földrajzi nevek esetében a mellérendelésekkel jól áttekinthető a tartalmi meghatározás. Az ETO jelzetek megalkotását azért még nem hagytuk el, ezt is megalkotjuk.
A TextLibre való áttérés után kérdés volt számunkra, hogy mi legyen a Textarban rögzített adatokkal. A program készítőivel konzultálva kiderült, hogy az adatok áttölthetőek. Kissé időigényes feladat volt, de ezáltal egy egységes adatbázis állt rendelkezésünkre. Zavaró momentum az, ha a TL-en eredetileg már szerepelt a könyvtétel és a TX-ból is áttöltötték, akkor melléírta, duplázta a tételt. Ezeket a duplumokat folyamtosan töröljük.
Már a Textarral történő (vásárolt könyvek) feldolgozása mellett is végeztünk retrospektív katalógus konverziót ( mintegy 9840 példány könyv), annak apropóján, hogy a megyei könyvtár kapta meg a megszüntetett Békés megyei szakszervezeti könyvtár állományát, melynek alapos szelektálása után egy része saját állományunkba került át. Ekkor nem csupán a szakszervezetis könyvek adatait, hanem a nálunk ugyanabból a könyvből már meglévő könyvek adatait is rögzítettük. A TextLib-ben a retrospektív katalogizálást folytattuk, melyben nagy segítséget jelentett, hogy sok könyv adatát nem kellett ismételten bevinnünk, mert már az adatbázisban megtalálható volt. Felgyorsult ez a "bedolgozási" feladat. Összehasonlításul: a Textarban 2 év alatt 9840 példány könyvet vittünk be, míg a TextLiben 12 hónap (egy) év alatt, ez év májusáig , 21.476-ot. Érdemes volt a TextLib kínálta adottsággal élni.
Májusban hozzákezdtünk a kölcsönzési állomány adaptálásához, készülve arra, hogy a kölcsönzés TextLiben fog történni . Két osztályra megosztva hárult a munka végzése. Mivel a kölcsönzési állományról van szó, ezért a Kölcsönzési és Feldolgozó osztályon történik az adaptálás, honosítás, azaz a példány adatoknak a könyvtételhez kapcsolása. Ennek menete úgy történik, hogyha a kölcsönzési osztályon nem találják meg az adatbázisban a könyv adatait, akkor átkerült a feldolgozó osztályra. Fél év tapasztalatát tudom elmondani ezzel kapcsolatban. A kölcsönzési állomány 19 %-a került eddig a feldolgozókhoz. Ezeket a könyveket két csoportba oszthatom, az egyik, az 1964 előtt megjelentek. Az, hogy 1964 előtt jelentek meg, érthető, hogy nem szerepelhetnek az adatbázisban. A másik, az 1991 és 1993 között vásárolt , pontosabban megjelent könyvek. Az új könyvek miatt magyarázattal tartozom. Ez abból adódik ugyanis, hogy megváltoztak a könyvbeszerzési szokásaink, a könyvbeszerzési keretünk kis részét kötöttük csak le a Könyvtárellátónál, kevés könyvet rendeltünk a jegyzékekről. Éltünk viszont az egyes könyvkereskedők által kínált kedvezményekkel, és olcsóbban tudtunk könyvet vásárolni. Ezen könyvek leírásait a UK nem is ismertette. Időnként persze találkozunk olyan tételekkel, melyeknek elvileg szerepelniük kellene az adatbázisban, de nem számottevő mennyiségűek.
Ha számadatokban fejezem ki magam könyvállományunkat tekintve, akkor eddig mintegy 102.000 példány könyv adata található meg a TextLib integrált rendszerünkben, ez a teljes könyvállomány 42 %-a ( de ha a Helyismereti gyűjteményt is beszámítom, akkor a teljes könyvállomány 46 %-a).
Még szeretném elmondani, hogy a retrospektív katalogizálás, ill. honosítás során szükség esetén pótolunk, javítunk adatokat, mintegy katalógusrevíziót végzünk Azt csak remélni lehet, hogy addig nem lesznek változások, míg be nem fejezzük. Akkor elmondhatjuk, hogy megbízható, teljes adatok állnak a használók rendelkezésére.
Elkezdtük a videoállomány számítógépre vitelét is, bár ezzel még eléggé az elején tartunk.
A TextLib használatáról: szinte minden könyvtáros kolléga használja és ismeri az adatbázist. Ez köszönhető annak, hogy két alkalommal is volt olyan tanfolyam, ahol TextLib képzés is folyt. A kollégák természetességgel használják az adatbázist, időnként olvasókkal is kísérleteznek, ha pl. sok adatot kell az olvasónak átnézni, akkor felkínálják számára a lehetőséget, megmutatva hogy melyik billentyűt használja, és az olvasó maga keresi ki a könyv, ill. könyvek adatait. Meg fognak változni a könyvtár katalógus használati szokások, de még kevés a vállalkozó szellemű olvasó. A változás folyamatában vagyunk: már nem a cédulakatalógusban kezdünk el először keresni, hanem az adatbázisban, ugyanakkor az adatbázis mág nem tükrözi a könyvtári állományt. Épp ezért mielőbb el kell végezni a katalógus számítógépre vitelét. Pár év múlva azért nemcsak a könyvtáros számára lesz természetes az adatbázis használata, hanem az olvasónak is. Bízzunk benne.
Jó
Az igényeknek, elvárásoknak (legalábbis a jelenlegieknek) eleget tud tenni, szolgáltatni tudunk belőle, és bízunk, hogy alkalmas a további munkák folytatásához.