Előző rész

Katalogizálás

Kézikönyvünkben a könyvek katalogizálási szabályait ismertetjük részletesen. A rendszer áttekinthetősége és következetes használata érdekében ki kell térnünk néhány általános összefüggésre.

Dokumentumtípusok, adatszerkezet, könyvtári szabványok

A TextLib integrált köönyvtári célrendszer katalógus modulja alkalmas a könyvtárak által gyűjtött valamennyi dokumentumtípus bibliográfiai és tartalmi leíró adatainak kezelésére.

A TextLib-ben kezelhető dokumentumtípusok

A program - a Magyar Nemzeti Bibliográfia gyakorlatához hasonlóan - az egy részegységből álló dokumentumok monografikus szintű, a több részegységből álló (többkötetes) dokumentumok többlépcsős összefoglaló szintű, valamint ezek analitikus szintű leírását teszi lehetővé.

A bibliográfiai leírás szintjeinek megfelelően a program külön-külön tételekben tárolja az analitikus szintű, a monografikus szintű, valamint az összefoglaló szintű adatokat.

Az adatelemek körét és kezelését tekintve a TextLib adatszerkezete egységes. Az egyes dokumentumtípusok bibliográfiai leírása a vonatkozó érvényes magyar könyvtári szabványok alapján lehetséges. A szabványok különböző időpontokban léptek hatályba, ebből következően eltérések mutatkoznak az általuk előírt, kezelendő adatelemek tekintetében. Az egységes adatkezelés érdekében került például a könyv adatlapjaira a ”hordozó” adatelem, amelyről a legkorábban megjelent MSZ 3424/1-78. Bibliográfiai leírás. Könyvek szabvány nem tesz említést. A TextLib által kezelt olyan dokumentumtípusokra (pl. térképek, kéziratok, adatbázisok stb.), amelyek bibliográfiai leírására nincs érvényes hazai szabvány, a program fejlesztői az I(nternational) S(tandard) B(ook) D(escription) rendszer nemzetközi ajánlásait, ezek hiányában az ISBD általános ajánlásait vették figyelembe az adatszerkezet kialakítása során. A szabványok és ajánlások által meghatározott adatelemeken kívül bizonyos dokumentumtípusok (pl. adatbázis, kéziratok) esetében a hagyományoknak, szokásjognak és a racionális kezelhetőségnek megfelelő adatelemeket is tartalmaz az adatszerkezet.

Az egységesített besorolási adatokat - személyek nevei, testületek nevei, földrajzi nevek stb. - a rendszer külön segédállományokban tárolja. Az állományok adatszerkezete a magyar besorolási szabványok adatelemeinek körére épül. Az egyes adatok közötti összefüggések - pl. az egységesített név és a névváltozatok közötti kapcsolatok - kezelését az adott segédállomány tételei közötti hivatkozási rendszer oldja meg. Az összefüggéseket elegendő megállapítani és rögzíteni egyszer, a későbbiek folyamán csak hivatkozni kell a katalogizáláshoz szükséges névformára. A visszakeresésnél akár az egységesített névalak, akár valamely névváltozat alapján lehet keresni, az összes névváltozathoz tartozó tételt megtalálja a rendszer.

Az egyes adatelemek rögzítése során az érvényes könyvtári szabványokat és ajánlásokat - transzliterálás, rövidítések, nyelvek kódjai stb. - kell, illetve lehet használni. A kézikönyv az adatelemek ismertetésénél hivatkozik az alkalmazandó szabvány megfelelő pontjaira, de nem ismétli meg az ezekben rögzített előírásokat.

Szabványosság és kötelezőség

A bibliográfiai feldolgozó munka során az egyes adatelemek rögzítésének kötelezőségére vonatkozólag elsősorban az érvényes szabványelőírások a meghatározóak. A felhasználó döntheti el, hogy a könyvtári igényeknek megfelelően a ”teljes”, vagy a ”rövidített” leírás elkészítését választja. A szabványok által megengedett rövid leírás készítése során az adatlapon szereplő, elhagyható adatelemek mezőit üresen lehet hagyni. A felveendő adatok körét minden felhasználó a maga számára határozhatja meg a saját felelősségi körén belül. Természetesen csak a rögzített adatok jeleníthetők meg, és használhatók a visszakeresés során.

Van néhány, a program működése, az adatok következetes kezelhetősége szempontjából fontos, kötelezően rögzítendő adat. Ugyancsak az adatok következetes kezelhetősége érdekében használjuk a ”feltételes kötelezőség” fogalmát. Bizonyos adatelemek rögzítése adott feltételek meglététől, vagy hiányától függően lehet kötelező. A szóban forgó adatelemek rögzítési előírásait a kézikönyv vonatkozó pontjai részletesen ismertetik. Az olyan adatelemeknél, ahol a megfelelő szabvány is megengedő jellegű, az ismertetett rögzítési mód ajánlásnak tekinthető.

Néhány mondat az adatszerkezeti help-ekről.

A TextLib rendszerben az adatbeviteli űrlapon szereplő mezőknek megfelelően az úgynevezett adatszerkezeti help-ek (SHIFT/F1) tartalmazzák az adott mezőre - adatelemre - vonatkozó részletes rögzítési szabályokat. Ezek szövegezése nem egyezik meg teljes mértékben a kézikönyvben szereplő mezőleírásokkal. A help-ek szövegezése kötetlenebb, jóval több, a gyakorlatban felhasználható példát tartalmaznak, mint a kézikönyv.

Minden könyvtár, legyen az akármilyen méretű - differenciált szervezet vagy viszonylag egyszerűbb munkafolyamatokkal dolgozó kis intézmény - sajátos, az olvasótábora által meghatározott igényeknek megfelelő, egyedi szabályrendszerben dolgozik. Az adatszerkezeti help-ek szövegei a könyvtár speciális igényeinek megfelelően módosíthatók.

A kézikönyv szerkezete és a katalogizáló munka

A kézikönyvnek a katalogizálással foglalkozó részét a munkaszervezési szempontok figyelembe vételével, az elkülönülő tevékenységcsoportoknak megfelelően alakítottuk ki. Az ismétlések elkerülése és az áttekinthetőség érdekében az adatelemek sajátos számozási módja és utalórendszer segíti az eligazodást.

Az adatrögzítési munka első fázisa minden esetben a behasonlítás, azaz meg kell győződnünk arról, hogy a feldolgozandó dokumentum bibliográfiai és egyéb adatai szerepelnek-e már a rendszerben. Ezt a keresőűrlap segítségével folytatott kereséssel végezzük.

Folytatás

Tartalomjegyzék